Pertanyaan Apa solusi terbaik untuk pengarsipan dokumen?


Saya mencari utilitas yang membantu saya (dan rekan-rekan saya) untuk mengarsipkan dokumen secara sistematis (Seperti Zeitgeist tetapi permanen).

  1. Utilitas harus bersih-bersih tua dokumen dari desktop dan toko mereka di server (otomatis seperti mungkin dan konsisten) mungkin dari hanya beberapa lokasi (Dokumen direktori)
  2. Dokumen harus disimpan di media besar murah bagi banyak orang tahun-tahun mendatang - hard disk dan sistem file mungkin? Mudah dirawat dan mengatur untuk organisasi kecil.
  3. Dokumen harus mudah ditemukan dan kembalikan

Satu cara sistematis bisa berupa struktur-direktori berdasarkan tahun, bulan, pengguna atau pengguna, tahun, bulan. Its a plus jika dokumen bisa dihubungkan ke proyek, jika dokumen bisa dicari-cari dan jika dokumen juga bisa email, IM-diskusi tidak hanya dokumen tradisional OpenOffice.

Ada ide?


12
2018-01-27 06:48


asal


Saya tidak berpikir ini terkait dengan Ubuntu. - chris
Mungkin, jika penanya mencari solusi pengarsipan dokumen berbasis Linux - khususnya Ubuntu. Dia tidak menyebutkan persyaratan untuk menggunakan Windows. - Torben Gundtofte-Bruun
Ini adalah pertanyaan yang valid. Lihat linuxappfinder.com/office/documentmanagement untuk daftar alat manajemen dokumen untuk Linux. Salah satu persyaratan yang harus menonjol adalah kemampuan untuk memahami format seperti PDF dan ODT dan mengindeksnya secara otomatis, menemukan duplikat, dll. - user4124
Kami memiliki lingkungan Ubuntu dengan klien dan server Ubuntu, jadi saya rasa ini terkait dengan Ubuntu. Saya memiliki beberapa sistem manajemen dokumen tradisional. Saya telah menguji Knowledgeware, Alfresco, Drupal, dan OpenERP. Tetapi tidak satupun dari mereka beroperasi di desktop (dan secara otomatis mengarsipkan dokumen seperti Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync dan DropBox tidak untuk sinkronisasi cadangan dan direktori). DMS tradisional bisa menjadi storageplatform yang dikombinasikan dengan klien yang melakukan "pembersihan" dan memindahkan dokumen yang cukup lama untuk diarsipkan ke penyimpanan. - Anders Wallenquist
Kelemahan dengan DMS sebagai penyimpanan adalah cepat tumbuh "tua" dalam perspektif arsip. DMSes hadir dengan rilis baru beberapa kali selama satu dekade dan membutuhkan banyak pekerjaan cinta dan migrasi ketika Anda membandingkan dengan filesystem yang sederhana. Mungkin seorang fileserver + indexserver (misalnya Solr) dan Zeitgeist pada klien dapat melakukan pekerjaan itu? - Anders Wallenquist


Jawaban:


Anda dapat mendedikasikan PC lama (dengan HDD / s baru yang besar) sebagai server cadangan dan menginstal BackupPC

  • Tidak diperlukan perangkat lunak sisi klien - cukup ekspor melalui direktori backup NFS pada klien (misalnya / home / atau / home / nama pengguna / Desktop dll.) Atau bagikan folder di stasiun Windows
  • Antarmuka pengguna web yang kuat memungkinkan administrasi, melihat file log, konfigurasi
  • ekstensi file dapat didefinisikan untuk menyertakan / mengecualikan file
  • menggunakan rsync untuk pencadangan cepat

secara terpisah Anda dapat mengimplementasikan pencarian web pada server linux yang digunakan Xapian atau Akhir


3
2018-01-28 16:30



Dapatkah saya mengkonfigurasi BackupPC untuk memindahkan file ke arsip? Biasanya cadangan adalah cermin dari sejumlah file. Yang saya inginkan adalah proses arsip file dari usia tertentu ke filestore. - Anders Wallenquist
Xapian / omega terdengar menarik saya pikir Drupal memiliki api pencarian untuk xapian dan pencarian segi. Saya mencari-cari sesuatu tentang Zeitgeist dan plugin xapian - apakah ini solusi untuk mencari arsip pusat dengan cara yang sama seperti pencarian lokal dilakukan? Apakah mungkin untuk mempertahankan izin baca dan grup saat mengindeks dengan Xapian? Apakah teamgeist-extension untuk Zeitgeist semacam indexserver untuk suatu perusahaan? - Anders Wallenquist
Saya telah googled untuk kombinasi BackupPC dan Xapian dan menemukan apa-apa. Tampaknya toko-toko BackupPC dikompresi, dapatkah Xapian mengindeks file-file yang dikompresi? - Anders Wallenquist


Anda dapat menggunakan layanan cloud computing seperti Dropbox atau UbuntuOne

Saya menyarankan Anda untuk menggunakan Dropbox, Anda dapat memilih antara gratis (2gb + 8by mengundang orang lain) atau paket berbayar (50 atau 100gb).

Anda dapat berbagi folder dengan pengguna dropbox lainnya atau dengan cara hanya baca dengan siapa pun.

Dan mengembalikan file yang dihapus


1
2018-02-03 19:58



Yah, saya prihatin tentang keamanan, biaya dan kapasitas menggunakan jenis layanan ini. Misalnya ini berarti bahwa semua direktori beranda karyawan di semua perangkat harus memiliki TB yang besar. Untuk alasan keamanan, layanan cloud harus menawarkan penyimpanan terenkripsi. Saya tidak berpikir bahwa Dropbox atau UbuntuOne dapat bersaing dengan disk besar yang murah dalam hal biaya yang efektif. Jika disk lokal bukan masalah rsync / backup-pc, back-in-time atau deja-dup ke server akan melakukan pekerjaan. - Anders Wallenquist


Meskipun tidak didasarkan pada Ubuntu, museum tempat saya bekerja telah dievaluasi Archivista . Ini adalah perangkat lunak untuk menyimpan, mengkatalogkan dan mengindeks (dan, jika perlu, pemindaian dan OCR) dokumen yang tersedia sebagai CD live (yang agak tidak standar) yang disebut "KOTAK Archivista"(Ini open source), tetapi perusahaan terutama menjual peralatan yang menjalankan perangkat lunak. Katalog ini menyediakan web frontend.

Mereka mengklaim bahwa format yang digunakan sepenuhnya terbuka, didokumentasikan dan diupayakan untuk umur panjang. Saya harus menambahkan bahwa saya pribadi belum mengevaluasi hal itu secara detail.


0
2018-01-27 17:39



Bahasa Jerman saya sedikit berkarat. Ada bab tentang pengarsipan archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… Apa ide umum tentang arsip? Apakah mereka menggunakan indexserver yang terpisah? Jika ya, apakah ada koneksi untuk mencari penggunaan di platform Gnome? Tampaknya mereka mengonversi dokumen ke pdf dan kemudian menyimpannya dalam file server (apakah ini benar?) - Anders Wallenquist
Cukup gunakan archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - semua halaman sepertinya tersedia dalam bahasa Inggris juga :-) Tautan pemilihan bahasa ada di kotak menu biru di sebelah kiri, di bagian bawah. - jstarek